こんな悩みありませんか？
１．前回動画でコンサルティング事業はマニュアル作成して対応したとあったが実際にどうやってマニュアルを作るのか分からない
２．そもそもマニュアルというと大変なページ数になりそうだが、作るだけで１年くらいかかるのではないか？
この記事を読むことで分かるようになること
・マニュアルを作るのに必要なステップが分かるようになる
・最初から質の高いマニュアルを作ることが出来るようになる
通常考えられるプライバシーマークコンサルティングのマニュアル作成方法
手順１．いろいろな情報を集める
社内にある資料をいろいろかき集めて、何をどういう手順にして伝えるかを決めていくことになると思います。
また、法律の条文を集めたりするのが意外に骨が折れる作業になるかもしれません。
手順２．全体の構成を考える
集めた大量の情報をうまく整理して、業務フローに沿って並べ替えるような作業が必要になります。
最初の部分で、全体概要を説明し、その後ステップ毎に分けて詳細なマニュアル説明を行い、最後に補足説明を入れるような構成になると思います。
手順３．全体の構成にそって、必要な項目を配置していく
各構成に中身を入れていく作業になります。集めた情報を効率よく配置します
手順４．分かりやすくするためにフロー図や写真などを設置する
文章だけではわかりにくかったりするので、フロー図や写真などを追加して視覚的にします。
とまあ、こんな感じの流れでマニュアルを作っていくのが普通かなと思います。
しかし、この方法ではかなり時間がかかってしまって、マニュアルが出来るのに１年くらいかかってしまうかもしれません。
しかし、プライバシーマーク申請事業はその時代のブーム商品でしたので、ブームが去ってしまっては意味がありません。
とにかくマニュアル作成に１年もの時間をかける余裕はありませんでした。
自分の行ったプライバシーマークコンサルティングのマニュアル作成方法
手順１．他社で実施しているプライバシーマーク申請セミナーに出席しました
当時は「自社で申請するプライバシーマーク申請セミナー」といった類のセミナーも多数開かれていました。自社の社員に全部やってもらう方が安上がりでいいですよといった内容のものです。
手順２．そのセミナーでは自社で申請出来る書式が得られた
そして、こういったセミナーでは自社でプライバシーマークを申請するための書類の雛形なども配布され、持ち帰ることが出来たので、その雛形に埋めていくような感じで、書類を完成させてプライバシーマークの申請をすることが出来ることになっていました。
手順３．その申請書式などのフォーマットを基礎にして、手を加える形でマニュアルにした
僕はこれに目をつけ、まずは自分でこのセミナーに参加し、自社のプライバシーマークを取得するための書類の作り方や申請の流れといったものを学んでいきました。
セミナーは確か２日間で７万円くらい払ったかと思います。
そこで、自分自身がプライバシーマークについて学ぶとともに、マニュアルの基礎になるものも手に入れることが出来ました。
それから、そのセミナーでもらった資料をベースに必要情報を加えるなど手を加えて、自社の社内向けマニュアルとして活用しました。
このことで、数ヶ月の時間は短縮出来たのではないかと思っています。
まとめ
１．まずはセミナーなどに参加して、やっている人から教えてもらうことが早道
２．それをベースにして、自分なりに工夫して改善する
３．最終的に自分のオリジナルなものが出来上がる
４．最初から質の高いマニュアルを作ることが出来るようになる
記事は以上となります。
動画の方でも分かりやすく解説していますので、ご覧になって下さい。